Cachez ces emails que je ne saurais voir ! Organisation, motivation… Je considère parfois les emails comme l’une des sept plaies modernes du numérique. C’est si facile et rapide d’envoyer un email, beaucoup moins de le traiter. Alors que faire si vous ne voulez pas succomber face à l’inondation ?
Primo, faire le tri en se désabonnant de tout ce qui ne vous intéresse pas ou pas assez pour le suivre d’aussi près ou de manière aussi régulière. De nombreuses newsletters offrent un lien simple pour se désabonner. Attention cependant à ne vous désabonner que de ce à quoi vous vous êtes réellement abonné.
En effet, pas mal de courriers publicitaires, en sus du spam classique, sont envoyés avec la mention « vous recevez cet email car vous vous êtes abonné à… », ce qui est bien évidemment faux ou n’est que le fruit d’une sombre régie publicitaire. Ne vous désabonnez pas dans ce cas car cela reviendrait à confirmer la validité de votre adresse. Le mieux est tout simplement de classer cet email dans les spams, ce qui finira par pourrir un peu ces envois non désirés.
Pour vous aider dans cette tâche, il existe une application très intéressante, Cleanfox, qui scanne votre boîte mail et va vous proposer de la nettoyer des divers abonnements qui la peuplent.
Que faire ensuite de tout ce qui reste ? Cela fait quelques années maintenant que je pratique la politique de la boîte vide, c’est-à-dire que la boîte de réception est systématiquement triée et vidée. Il n’est pas question de répondre à tout en direct. Les emails étant une source de distraction particulièrement féroce, je m’accorde des sessions dédiées pendant lesquelles je trie, je classe et je réponds.
Pour cela, je me suis créé plusieurs dossiers aux noms anglais (pour faire court) et qui indique les degrés de priorité des emails, soit :
- 2DAY (today) : emails auxquels je dois répondre obligatoirement dans la journée,
- WEEK (semaine) : à répondre dans la semaine
- MONTH (mois) : à répondre dans le mois
- FORWARD (à suivre) : emails auxquels je ne dois pas forcément répondre mais que je conserve dans un but informatif (date de rendez-vous, confirmation de billet de train…)
- enfin, TASKS (tâches) : emails qui nécessitent de planifier un certain nombre de tâches avant de pouvoir y répondre.
Vous l’aurez compris : les dossiers les plus importants / urgents sont 2DAY et TASKS. Je m’attaque ensuite aux autres dossiers, une fois ceux-là vidés. L’erreur la plus fréquente est de ne pas respecter les priorités et de se servir de ces dossiers comme d’un réceptacle pour indiquer le moment où vous souhaitez faire telle ou telle action. Peut-être avez-vous en effet envie de répondre à l’email d’un.e ami.e aujourd’hui et donc de le classer dans 2DAY mais, s’il n’a pas de caractère urgent, sa place est bel et bien dans WEEK ou MONTH.
Cette méthode n’est cependant pas miraculeuse et, face à des tonnes d’emails, ne servira qu’à délayer un peu. Il convient aussi parfois d’éduquer un peu son entourage professionnel en prônant d’autres solutions, notamment en évitant le « tout email » sachant que très souvent certaines infos peuvent attendre la prochaine rencontre.
Bref, courage ! Vous n’en verrez jamais la fin mais saurez au moins gérer le flux. 😉
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